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會(huì )議策劃

會(huì )議策劃:專(zhuān)門(mén)為客戶(hù)提供全面的會(huì )議和活動(dòng)策劃、組織、會(huì )務(wù)統籌安排、會(huì )議前后期公關(guān)實(shí)施等一系列工作的整體實(shí)施方案。一場(chǎng)好的會(huì )議策劃是需要策劃人員經(jīng)過(guò)多方面的考慮精心準備的,根據會(huì )議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù),為決策、計劃構思、會(huì )議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會(huì )議效果,對具體的執行方案有深入的思考,具有可行性;有突破,有新意、有創(chuàng )意。會(huì )議策劃一般來(lái)說(shuō)有幾個(gè)大步驟,明確活動(dòng)背景、目的;準備相關(guān)資料;組織會(huì )務(wù)工作小組;根據確定的會(huì )議議程,制定會(huì )議預算;確定明確的會(huì )議議程;發(fā)布會(huì )議通知。

具體實(shí)施步驟:

1, 列出可供選擇的清單

必須制作一個(gè)會(huì )議場(chǎng)所清單表,清單表上需注明會(huì )議要求的所有重要條件,便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。

2, 根據清單綜合考慮會(huì )議類(lèi)型與場(chǎng)所的搭配

比如研究和開(kāi)發(fā)會(huì )議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環(huán)境;重大的獎勵、表彰型會(huì )議一定要有檔次,要引人入勝;對于交易會(huì )和新產(chǎn)品展示會(huì ),需要選擇有展示空間的場(chǎng)所,會(huì )場(chǎng)交通必須便利等等。

3,親臨現場(chǎng)實(shí)地考察

考察場(chǎng)地非常重要,要做好充分的準備,要約見(jiàn)會(huì )議方及場(chǎng)地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問(wèn)題;要對會(huì )議中的重要流程和環(huán)節心中有數,在考察場(chǎng)地的時(shí)候,能問(wèn)到的問(wèn)題越多,今后出現風(fēng)險的機率就越低。

4、會(huì )議整體規劃

確定了場(chǎng)地,策劃的工作就進(jìn)入了快車(chē)道,通過(guò)以下步驟,整個(gè)會(huì )議策劃方案就會(huì )很快出爐了:整體策劃框架草擬,按照之前的工作和現有的所有信息,先把整個(gè)會(huì )議的流程和方案想象出來(lái),越具體越好召開(kāi)策劃動(dòng)腦會(huì ),這個(gè)會(huì )議上,你需要把專(zhuān)業(yè)的會(huì )議策劃人士找來(lái);也要把主要的決策人員找來(lái),在你的草擬方案基礎上,展開(kāi)討論和動(dòng)腦落稿-再討論-修正-再討論,一般,從第一稿的策劃書(shū)到最后落實(shí)的方案,如果策劃人員經(jīng)驗到位的話(huà),最多3次往返討論,就可以把方案細化到執行層面,是否到了細化到了執行面,關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時(shí)間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執行文件。

 

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